Justificatifs du forfait mobilités durables : ce que l’employeur doit collecter et conserver

Le forfait mobilités durables est simple à verser et facile à mal documenter. La somme est exonérée de cotisations et d’impôt sur le revenu, mais cette exonération repose sur une seule condition de forme : pouvoir montrer, salarié par salarié et année par année, que le forfait a servi à un mode de transport éligible. Sans cette pièce, un contrôle URSSAF peut réintégrer les montants dans l’assiette des cotisations.

Ce guide s’adresse aux services RH et paie des employeurs privés. Il détaille ce que dit le texte, le justificatif à demander pour chaque mode, un modèle d’attestation sur l’honneur prêt à l’emploi, le calendrier de collecte, la durée de conservation, ce que l’URSSAF vérifie et le cas des salariés équipés d’un vélo de fonction.

Ce que dit le texte : une pièce par salarié et par année civile

Le forfait mobilités durables est créé par l’article L3261-3-1 du Code du travail. Il permet à l’employeur de prendre en charge les frais des salariés qui se rendent au travail avec leur vélo personnel (mécanique ou à assistance électrique), leur engin de déplacement personnel motorisé, en covoiturage comme conducteur ou passager, en transports publics hors abonnement, ou avec des services de mobilité partagée (vélos, trottinettes et scooters non thermiques en location ou en libre-service, autopartage de véhicules à faibles émissions).

La règle de preuve tient dans l’article R3261-13-2. La prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire, versée « sous réserve de son utilisation effective conformément à son objet ». Elle est réputée utilisée conformément à son objet si l’employeur recueille auprès du salarié, pour chaque année civile, un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des modes éligibles.

Trois conséquences pratiques en découlent :

• Le forfait n’est pas un remboursement de frais réels. L’employeur n’a pas à collecter de tickets pour chaque trajet, ni à vérifier que le montant versé correspond à une dépense. Il doit seulement établir l’usage d’un mode éligible.
• Le choix entre attestation et justificatif de paiement appartient à l’employeur. Les deux suffisent au regard du texte. L’accord d’entreprise ou la décision unilatérale qui instaure le forfait fixe la pièce demandée (article L3261-4).
• La pièce vaut pour une année civile. Une attestation signée en mars 2025 ne couvre pas les versements de 2026. Le renouvellement chaque mois de janvier, ou à l’entrée du salarié, n’est pas une formalité facultative.

Le texte ne fixe ni nombre minimum de jours ni distance minimale pour le secteur privé. L’employeur peut en prévoir, à condition de les écrire dans l’acte qui instaure le forfait et de les appliquer selon les mêmes modalités à tous les salariés qui remplissent les conditions (article R3261-13-2).

Attestation sur l’honneur ou justificatif de paiement : quelle pièce pour quel mode

L’attestation sur l’honneur couvre tous les modes. Le justificatif de paiement est plus probant, mais il n’existe que lorsque le salarié paie un service. Le tableau ci-dessous indique, mode par mode, la pièce la plus naturelle et ce qui peut la compléter si votre politique prévoit un niveau de preuve renforcé.

Deux modes reviennent souvent dans les demandes alors qu’ils ne sont pas couverts : la marche à pied et la voiture individuelle, même électrique. Les abonnements de transport public relèvent eux de la prise en charge obligatoire à 50 %, avec leur propre justificatif (le titre d’abonnement), et non du forfait. Le détail des modes éligibles est repris dans notre article sur la mobilité douce en entreprise.

Exiger davantage que l’attestation : possible, à trois conditions

Rien n’interdit à l’employeur de demander plus qu’une attestation, par exemple une facture d’entretien du vélo ou un relevé d’application. Trois conditions encadrent ce choix :

• L’écrire dans l’accord d’entreprise ou la décision unilatérale qui instaure le forfait, pour que la règle soit connue avant la demande.
• L’appliquer à tous les salariés éligibles selon les mêmes modalités : exiger une facture des uns et une simple attestation des autres expose à une rupture d’égalité.
• Rester proportionné : demander la distance du trajet ou un relevé ponctuel se justifie, imposer un suivi GPS continu des trajets pour un forfait de quelques centaines d’euros par an ne passe pas le test de minimisation des données personnelles.

Dans la plupart des entreprises, l’attestation sur l’honneur bien rédigée reste le meilleur équilibre : elle satisfait le texte, coûte peu à collecter et engage la responsabilité du salarié qui la signe.

Modèle d’attestation sur l’honneur pour le forfait mobilités durables

Une attestation utile en cas de contrôle identifie le salarié, l’année civile couverte, le mode utilisé et le trajet concerné. Le modèle ci-dessous est à reprendre sur papier à en-tête ou dans votre outil RH. Les mentions entre crochets sont à compléter.

Trois points font la différence le jour d’un contrôle. La date et l’année couverte d’abord, puisque la pièce vaut pour une année civile. Le mode coché ensuite, qui doit correspondre à un mode éligible. Enfin l’engagement de signaler un changement : un salarié qui déménage à 40 km ou revient à la voiture en cours d’année ne doit plus percevoir le forfait sur la seule foi de son attestation de janvier.

Une version électronique, signée dans le SIRH ou par un outil de signature, a la même valeur qu’une version papier, à condition de pouvoir l’extraire et la dater.

Collecter, verser, archiver : le calendrier d’une année

La gestion du forfait suit un cycle annuel. L’organiser une fois pour toutes évite les attestations manquantes découvertes au moment d’un contrôle.

1. Fixer les règles par écrit. Accord d’entreprise ou, à défaut, décision unilatérale après consultation du CSE s’il existe (article L3261-4) : modes couverts, montant, conditions éventuelles (jours, distance), pièce demandée, calendrier de versement. Sous 11 salariés, sans CSE, la décision de l’employeur suffit, comme nous le détaillons pour les TPE et PME.
2. Collecter en début d’année et à chaque arrivée. Une campagne en janvier pour les bénéficiaires en place, puis une attestation à l’embauche ou au moment où un salarié adopte un mode éligible.
3. Verser et faire apparaître la somme sur le bulletin. Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie (article R3243-1 du Code du travail). La périodicité, mensuelle ou en une fois, relève de l’acte qui instaure le forfait. Voir notre article sur le bulletin de paie pour la présentation des lignes.
4. Suivre les changements en cours d’année. Déménagement, changement de site, passage à un véhicule de l’entreprise, temps partiel : chaque événement peut modifier l’éligibilité ou le montant.
5. Contrôler les plafonds avant le dernier versement. Additionner forfait, part d’abonnement remboursée et éventuelle prime carburant, et réintégrer dans l’assiette ce qui dépasse.
6. Archiver le dossier de l’année. Attestations ou justificatifs, acte instaurant le forfait, procès-verbal de consultation du CSE, état des versements par salarié, classés par année civile.

La durée de conservation des justificatifs

Aucun texte ne fixe de durée propre aux attestations du forfait. La durée utile se déduit des délais de contrôle :

• Côté URSSAF, les cotisations se prescrivent par trois ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (article L244-3 du Code de la sécurité sociale). Une attestation 2026 doit donc rester disponible au moins jusqu’à la fin de 2029. Le délai passe à cinq ans en cas de travail dissimulé.
• Côté paie, l’employeur conserve un double des bulletins pendant cinq ans (article L3243-4).
• Côté fiscal, les pièces justificatives des charges se conservent six ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales).

La règle simple consiste à archiver le dossier forfait de chaque année avec les pièces de paie, pendant six ans, puis à le détruire : ces documents contiennent l’adresse personnelle du salarié et n’ont pas vocation à être gardés au-delà de leur utilité.

Ce que l’URSSAF vérifie lors d’un contrôle

Un inspecteur qui examine le forfait mobilités durables suit en général le même fil, du cadre collectif vers le dossier individuel :

• La base juridique : un accord, ou une décision unilatérale accompagnée de la preuve de consultation du CSE quand il existe.
• L’égalité de traitement : tous les salariés qui remplissent les conditions bénéficient du forfait selon les mêmes modalités, temps partiels compris (proratisation sous la moitié de la durée du travail, article R3261-14).
• Le justificatif annuel de chaque bénéficiaire, pour chaque année contrôlée, portant sur un mode éligible.
• Les plafonds d’exonération, salarié par salarié, en tenant compte des cumuls.
• La mention sur le bulletin de paie.

Les sommes versées sans justificatif, au-delà des plafonds ou pour un mode non éligible perdent leur caractère de frais exonérés : elles sont réintégrées dans l’assiette des cotisations, avec majorations de retard. Le non-respect des règles de prise en charge des frais de transport est en outre puni de l’amende des contraventions de quatrième classe (article R3261-16), soit 750 € au plus, 3 750 € pour une personne morale.

Les erreurs qui reviennent dans les redressements

• Une attestation unique signée lors de la mise en place, jamais renouvelée les années suivantes.
• Un forfait versé à tous les salariés « par défaut », sans pièce individuelle.
• Une attestation qui ne précise ni l’année ni le mode de transport.
• Un cumul forfait, abonnement et prime carburant traité comme entièrement exonéré.
• Un forfait maintenu après un déménagement ou l’attribution d’un véhicule de l’entreprise.
• Un forfait versé pour la marche à pied, ou utilisé pour payer la part du salarié sur un vélo de fonction en location classique, hors conversion de salaire.

Plafonds et cumuls 2026 à vérifier avant chaque versement

Le montant du forfait est libre : ni minimum ni maximum. Seule l’exonération est plafonnée, et les plafonds sont les mêmes pour les cotisations sociales et pour l’impôt sur le revenu du salarié. Aucune modification n’a été apportée pour 2026.

L’exemple chiffré de service-public.gouv.fr illustre le calcul. Un salarié se voit rembourser 710 € d’abonnement et percevoir 330 € de forfait, dont 50 € de prime carburant. L’abonnement est exonéré en totalité. Il reste 190 € d’exonération pour le forfait (900 € moins 710 €). La prime carburant de 50 € est soumise à cotisations, comme les 90 € de forfait qui dépassent le plafond.

L’ancienne indemnité kilométrique vélo n’existe plus en tant que telle : un employeur qui continue de payer « au kilomètre » le fait dans le cadre du forfait, avec ses plafonds et ses justificatifs. Nous l’expliquons dans notre article sur l’indemnité kilométrique vélo. Le cadre général du forfait, ses modes et sa mise en place sont présentés dans notre guide du forfait mobilité durable et du vélo de fonction, et ses liens avec les autres obligations dans notre article sur la loi LOM pour les employeurs.

Le cas du salarié équipé d’un vélo de fonction

Le vélo de fonction appartient à l’employeur ou à son loueur et il est confié au salarié par l’entreprise. Son articulation avec le forfait dépend du montage choisi. Trois situations se présentent.

• L’entreprise propose les deux dispositifs. Elle peut laisser le forfait et le vélo de fonction à disposition de ses salariés, ou leur demander de choisir l’un des deux. Le forfait sert alors ceux qui roulent avec leur propre vélo ou covoiturent, le vélo de fonction ceux qui veulent un vélo fourni et entretenu.
• Vélo de fonction en location classique. Quand le salarié participe au loyer dans la mécanique historique, sans conversion de salaire, il ne peut pas payer sa part avec le forfait.
• Vélo de fonction en conversion de salaire. C’est la nouveauté de juin 2026 : l’URSSAF admet que le forfait finance la part du salarié dans le cadre d’une conversion de salaire. L’avantage reste exonéré dans la limite des plafonds du forfait.

Pour le service paie, la règle de justification ne change pas : le forfait versé, quel que soit le montage, repose sur une attestation ou un justificatif par année civile qui nomme le mode de transport.

Ce n’est pas une perte pour l’employeur, c’est un autre circuit de financement. Avec le vélo de fonction, l’entreprise ne verse pas une allocation au salarié : elle prend en charge le vélo lui-même. Ce circuit a trois propriétés que le forfait n’a pas :

• Pas de plafond de 600 €. L’avantage en nature tiré de l’usage du vélo est négligé (BOSS, rubrique Avantages en nature, § 945), quel que soit le prix du vélo.
• Pas d’attestation annuelle à collecter. Le dossier se compose d’un contrat de location, d’une charte d’utilisation et d’un procès-verbal de remise, signés une fois pour la durée du contrat.
• Une réduction d’impôt possible : en cas de mise à disposition gratuite, la réduction d’impôt sur les sociétés de l’article 220 undecies A du CGI couvre jusqu’à 25 % du coût, jusqu’au 31 décembre 2027.

Forfait ou vélo de fonction : ce que l’employeur finance dans chaque cas

Les deux dispositifs coexistent sans difficulté dans une même entreprise : le forfait pour les salariés qui roulent avec leur propre vélo ou covoiturent, le vélo de fonction pour ceux qui veulent un vélo fourni et entretenu. Le budget peut d’ailleurs passer de l’un à l’autre, comme le montrent les deux modèles de financement du vélo de fonction.

Questions fréquentes

Le forfait mobilités durables se gère avec une règle écrite, une attestation par salarié et par année, et un archivage de six ans. Ce dossier tient en quelques documents ; c’est son absence, et non le montant versé, qui fait naître un redressement.